Wenn Sie Ihre Kisten mit Barcodes versehen und einen Barcode-Scanner nutzen, erleichtert Ihnen das das Vorgehen bei der Obstannahme.
An einer Stelle werden die Daten wie Kistennummern und Fruchtsorte gespeichert, während die eigentliche Auftragserstellung später an einem anderen Ort geschehen kann. Das führt zu einer geringeren Fehlerquote als wenn diese Daten auf einem Zettel notiert und später in das Auftragserstellungsformular eingegeben werden.
Die Software ist allerdings auch ohne diese Funktion nutzbar.

In einem Formular können bzw. müssen Sie folgende Daten eingeben:

Adresse

Sie können diese aus den bereits gespeicherten Kundenadressen auswählen oder eine neue Adresse eingeben.

Produktdaten

Hier speichern sie u.a. Fruchtsorte, Kistennummern, Gewicht und abzufüllende Packungsgrößen.

Auftragsdaten

In diesem Bereich geben Sie u.a. das Lieferdatum, das vereinbarte Abholdatum und die Anzahl der mitgebrachten Kartons ein.

Etiketten

Falls Sie die Möglichkeit haben, individuelle Etiketten zu drucken, können Sie diese hier formatieren. Dazu gibt es ein bzw. mehrere gespeicherte Hintergrundmotive und die Schrift kann nach Kundenwünschen ausgewählt und positioniert werden.

Optionen

Hier können Sie z.B. eingeben, wenn weitere Positionen auf der Rechnung erscheinen sollen oder wenn der Auftrag bis zu einem bestimmten Datum produziert werden muss.

Entsprechend Ihren Eingaben wird dann der Auftrag gespeichert und der Auftragsschein automatisch zweifach ausgedruckt. Ein Exemplar geben Sie dem Kunden mit, das kann er zur Abholung wieder vorlegen. Das andere Exemplar heften Sie - vom Kunden unterschrieben - ab.
Den Auftragsschein können Sie nach Wahl per Laserdrucker auf Ihr Geschäftspapier drucken oder per Bondrucker auf Thermotransferpapier.

Ebenso erscheint der Auftrag in der Auftragsverwaltung. Hier können Sie nach vielen Kriterien filtern, um so möglichst schnell den gewünschten Auftrag zu finden.

Hier können Sie die Daten für noch nicht in der Produktion befindliche Aufträge bearbeiten. Für fertige Aufträge können Sie hier Abholung und Zahlung speichern und die Rechnung drucken.

In dieser Ansicht können Sie die Reihenfolge Ihrer Aufträge für Ihren Produktionstag planen. Sie können die Sortiermechanismen in den grünen Feldern verwenden oder Ihre Aufträge durch Ziehen manuell verschieben. Die so gespeicherte Reihenfolge wird dann auch in der Produktionsansicht angezeigt.
Zur besseren Planung ist auch eine Zeitschätzung enthalten, sodass Sie angemessen viele Aufträge für den Produktionstag vorsehen können.

In der Produktionsansicht sehen Sie links alle Stationen Ihrer Produktionsstrecke. Neben dem Namen der Produktionsstation sehen Sie die Anzahl der Aufträge, die sich momentan an dieser Station befinden.
Mit einem einfachen Klick auf den entsprechenden Auftrag können Sie diesen teilweise oder komplett in eine nachfolgende Station verschieben. Damit dokumentieren Sie schnell und einfach jede Bewegung von Aufträgen in Ihrem Produktionsablauf und haben jederzeit im Blick, wo sich welcher Auftrag befindet.

Außerdem gibt es für die Stationen Waschanlage, Presse und Abfüllung jeweils spezielle Ansichten:
In der Waschanlagen-Ansicht sehen Sie, welcher Auftrag sich gerade in der Waschanlage befindet sowie die nächsten geplanten Aufträge.
Für die Bedienung ist nur ein Nummernblock notwendig.

In der Ansicht der Presse sehen Sie alle dort relevanten Stationen und können die Aufträge per Nummerneingabe jeweils teilweise oder vollständig in die nächste Station verschieben.
Für die Bedienung ist nur ein Nummernblock notwendig.

In der Station Abfüllung können Sie speichern, wieviele Packungen von jeder Größe Sie abgefüllt haben und ggf. ob vom Kunden mitgebrachte Kartons verwendet worden sind. Für diese wird dann automatisch ein Rabatt hinterlegt.
Es ist auch möglich, weitere Rabatte inkl. einer zugehörigen Bemerkung zu speichern (z.B. für nicht komplett gefüllte Packungen).

Abgefüllte Säfte werden zwischengelagert bis der Kunde sie abholt. Dafür empfehlen wir die Nutzung eines nummerierten Regalsystems. Beim Einlagern ordnen Sie dem Auftrag direkt die genutzten Stellplätze im Regal zu. Damit finden Sie den Auftrag bei der Ausgabe an den Kunden schnell wieder. Es können auch Zettel zur Kennzeichnung des Auftrages gedruckt werden.

Der Kunde kann den Status seines Auftrags jederzeit online verfolgen. Dazu findet jeder Kunde seinen zugehörigen Link auf dem Auftragsschein. Sobald der Auftrag fertig ist, findet der Kunde online auch eine Rechnungsübersicht und mögliche Abholzeiten.

Online-Auftragsstatus auf dem Smartphone

Sobald ein Auftrag komplett abgefüllt und im Zwischenlager abgestellt wurde, kann automatisch eine SMS-Benachrichtigung an den Kunden versandt werden. Dies ist sehr kostengünstig realisierbar und kostet Sie keinerlei Zeit. Möchte der Kunde telefonisch über die Auftragsfertigstellung informiert werden, wird automatisch eine E-Mail versandt, sodass Sie die Ausführung der Telefonate auch an einen Büromitarbeiter abgeben können.

Die Rechnung wird mit einem Klick im Bereich "Auftragsdetails" erstellt und gedruckt - z.B. per Laserdrucker auf Ihr Geschäftspapier oder per Bondrucker auf Thermotransferpapier. Der Kunde kann direkt auf Ihrem Rechnungsexemplar die Abholung bestätigen.
Die direkte Anbindung eines EC-Terminals ist möglich. Dadurch können auch EC- und Kreditkarten-Zahlungen mit einem Klick abgewickelt werden.
Rechnungen können zur Reduktion des Buchhaltungsaufwandes auch tage-, wochen- oder monatsweise zusammengefasst werden. SAFTpilot druckt dann einen Zusammenfassungsbeleg aus, der die einzelnen Rechnungen auflistet und die Summe angibt.

Des Weiteren gibt es viele Verwaltungsmöglichkeiten und Dokumentationsansichten.

Direkt nach dem Login gelangen Sie auf die Übersicht. Hier sehen Sie eine Zusammenfassung von abgefüllten Packungen, Energieverbrauch, Leistung, eigenen Losen, Lieferungen, Kunden und Produkten.

Hier können Sie sehen, in welchem Lagerraum sich wie viel Saft befindet. Außerdem gibt es ein Diagramm, aus dem Sie die Bestandsentwicklung Ihres Saftes entnehmen können.

Für die Verwaltung Ihrer eigenen Saftproduktionen gibt es einen gesonderten Bereich.

Sie wählen einen Zeitraum aus und können dann in verschiedenen Diagrammen folgende Werte ablesen:

• Mitarbeiterstunden je Produktionstag
• Umsätze je Produktionstag
• Umsätze pro Mitarbeiterstunde je Produktionstag
• Liter je Produktionstag
• Anlieferungen je Tag
• Verbrauchskosten je Produktionstag
• Annahmezeitpunkte je Tag
• Gewicht pro Anlieferung
• Kistenauslastung pro Tag